Rechnung für Musikunterricht schreiben: Pflichtangaben, Nummernkreis und Monatsabrechnung

Jeden Monat das gleiche Ritual: Stunden zusammenzählen, Rechnungen tippen, Nummern vergeben, PDFs verschicken. Und im Hinterkopf die Frage, ob wirklich alles drauf steht, was das Finanzamt sehen will. Hier ist die komplette Checkliste für Musikunterricht-Rechnungen in Österreich und Deutschland – und wie du den Abend Arbeit pro Monat auf Minuten reduzierst.

Keine Steuerberatung – bei Sonderfällen (Auslandschüler:innen, Gutscheine, gemischte Leistungen) hilft deine Steuerberatung.

Die Pflichtangaben im Überblick

Für „normale" Rechnungen an Eltern und Schüler:innen brauchst du in beiden Ländern im Kern dasselbe (Deutschland: § 14 Abs. 4 UStG, Österreich: § 11 UStG):

1. Dein vollständiger Name und deine Anschrift
2. Name und Anschrift der Empfänger:in (bei Minderjährigen: die Vertragspartner:in, also meist ein Elternteil)
3. Rechnungsdatum
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Leistungsbeschreibung: Art und Umfang, z. B. „Klavierunterricht, 4 Einheiten à 50 Minuten"
6. Leistungszeitraum, z. B. „März 2026"
7. Entgelt – und je nach Steuerstatus: Steuersatz und Steuerbetrag oder der passende Befreiungshinweis
8. Steuernummer bzw. UID/USt-IdNr., sofern vorhanden bzw. erforderlich

Kleinbetragsrechnungen (Deutschland bis 250 €, Österreich bis 400 € brutto) dürfen reduziert ausfallen – Empfängerdaten und Steuernummer dürfen dort entfallen. Für wiederkehrende Monatsrechnungen empfiehlt sich trotzdem das vollständige Format: Eltern reichen Rechnungen gern bei Arbeitgebern oder für Förderungen ein.

Der Befreiungshinweis: klein, aber pflicht

Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, muss der Grund auf der Rechnung stehen – sonst ist sie formal fehlerhaft:

• Deutschland, Kleinunternehmer: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."
• Deutschland, Bildungsbefreiung: „Umsatzsteuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21 UStG."
• Österreich, Kleinunternehmer: „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG."

Welcher Fall auf dich zutrifft, klärt der Artikel zur Umsatzsteuer für Musiklehrer:innen.

Rechnungsnummern: fortlaufend heißt lückenlos nachvollziehbar

Die Nummer muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Reihe folgen – z. B. 2026-0001, 2026-0002, …. Zwei klassische Fehler aus der Praxis:

• Lücken durch gelöschte Entwürfe. Eine stornierte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch eine Stornorechnung (Gutschrift mit eigener Nummer) neutralisiert. Das Original bleibt unverändert bestehen.
• Parallele Excel-Listen. Sobald zwei Dateien im Spiel sind, vergibt man Nummern doppelt. Ein einziges System muss die Nummern vergeben – nicht du.

Absagen, Nachholstunden und die Monatsrechnung

Der eigentliche Zeitfresser ist selten das Rechnungslayout, sondern die Frage davor: Welche Stunden werden diesen Monat eigentlich berechnet? Gehaltene Stunden, kurzfristige Absagen (berechnet), rechtzeitige Absagen (Gutschrift), eingelöste Nachholstunden – wer das aus dem Kalender rekonstruiert, sitzt genau den Abend, den dieser Artikel einsparen will.

Deshalb lohnt es sich, Stundenstatus und Abrechnung in einem System zu führen: In taktjam entsteht die Monatsrechnung direkt aus dem Stundenplan – jede Stunde trägt ihren Status (gehalten, entschuldigt abgesagt, verfallen, nachgeholt) nach deiner Nachholstunden-Regelung, und der Monatslauf erzeugt alle Rechnungen mit lückenlosen Nummern, korrektem Steuerhinweis und PDF auf einen Klick.

Checkliste vor dem Versenden

• Alle Stunden des Monats haben einen Status (nichts steht mehr auf „geplant")
• Rechnungsnummer fortlaufend, keine Doppelvergabe
• Leistungszeitraum und Einheitenzahl stimmen mit dem Kalender überein
• Steuerhinweis passt zu deinem Status
• Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN) stehen drauf
• PDF archiviert – Aufbewahrungspflicht: Österreich 7 Jahre, Deutschland 8 Jahre (für ab 2025 empfangene/ausgestellte Buchungsbelege; zuvor 10)

Wer diese Liste jeden Monat von Hand abarbeitet, kennt den Wert des Automatisierens. Wer sie automatisiert hat, verbringt den Abend am Instrument.